El sistema de notificaciones y recordatorios se encarga de mantener informados tanto a los pacientes como a los profesionales en cada etapa del ciclo de vida de un turno: desde la creación hasta la cancelación, pasando por recordatorios automáticos y confirmación de asistencia.
1. Resumen General
Cada vez que ocurre un evento relevante en la agenda, el sistema puede enviar notificaciones automáticas. A continuación, un resumen de todos los escenarios cubiertos:
| Evento | Email Paciente | Email Profesional | |
|---|---|---|---|
| Nuevo turno creado | ✅ Template | ✅ Confirmación | ✅ Aviso |
| Turno confirmado (admin) | ✅ Template | ✅ Confirmación | — |
| Turno cancelado (admin) | ✅ Aviso | ✅ Cancelación | — |
| Turno reprogramado (admin) | ✅ Aviso | ✅ Reprogramación | — |
| Recordatorio 24 horas | ✅ Template + CTA | ✅ Recordatorio | — |
| Recordatorio 2 horas | ✅ Template | — | — |
| Oferta de turno liberado (lista de espera) | ✅ Template | — | — |
| Paciente confirma asistencia | ✅ Respuesta bot | — | ✅ Aviso |
2. Recordatorios Automáticos
El sistema envía dos recordatorios automáticos antes de cada turno, para reducir la tasa de inasistencia:
Recordatorio anticipado
- Se envía por WhatsApp y por Email
- El mensaje de WhatsApp incluye un llamado a la acción para que el paciente pueda confirmar su asistencia respondiendo “CONFIRMO”
- El email incluye un enlace a “Ver Mis Turnos” en el portal del paciente
- Se ejecuta automáticamente cada 30 minutos mediante un proceso programado (cron)
Recordatorio de último momento
- Se envía solo por WhatsApp
- Mensaje breve con los datos del turno (fecha, hora, profesional, ubicación)
- No incluye llamado a confirmar asistencia (se asume que a 2 horas del turno ya fue confirmado)
- Se ejecuta automáticamente cada 30 minutos
Idempotencia (anti-duplicados)
Cada recordatorio enviado se registra en la tabla agenda_message_log con un tipo específico (reminder_24h, reminder_2h, reminder_email_24h). Esto garantiza que aunque el proceso cron se ejecute múltiples veces, el paciente nunca recibe el mismo recordatorio dos veces.
Respeto al opt-out
Si el paciente ha indicado que no desea recibir mensajes por WhatsApp (opt-out), el sistema respeta su preferencia y no le enviará recordatorios por ese canal. El email se envía siempre que el paciente tenga una dirección registrada.
3. Confirmación de Asistencia
Cuando el paciente recibe el recordatorio de 24 horas por WhatsApp, puede confirmar su asistencia respondiendo con alguna de las siguientes palabras clave:
¿Qué pasa cuando confirma?
- El sistema busca los turnos próximos (dentro de las siguientes 48 horas) del paciente que estén en estado pendiente.
- Actualiza el estado de esos turnos a confirmado.
- Envía un mensaje de WhatsApp confirmando la acción al paciente.
- Se envía una notificación por email al profesional informando que el paciente confirmó su asistencia.
4. Notificaciones al Crear un Turno
Cuando se crea un turno nuevo desde el panel de administración, se envían las siguientes notificaciones:
Al paciente:
- WhatsApp: Template con nombre del paciente, fecha, hora y ubicación del turno.
- Email: Correo de confirmación con todos los detalles del turno, datos del profesional, enlace para cancelar, enlace de Google Meet (si aplica) y contacto del establecimiento.
Al profesional:
- Email: Aviso de nuevo turno con los datos del paciente (nombre, teléfono), detalles del turno y enlace de Google Meet (si aplica).
Sincronización Google Calendar:
Si el profesional tiene vinculada su cuenta de Google Calendar, se crea automáticamente un evento en su calendario con los datos del turno.
5. Notificaciones al Modificar un Turno
Cuando un administrador o profesional reprograma un turno (cambia la fecha u hora), el sistema notifica al paciente:
- WhatsApp: Mensaje automático informando la reprogramación con la nueva fecha y hora.
- Email: Correo de reprogramación con las fechas anterior y nueva, datos del profesional y enlace al portal.
- Google Calendar: El evento se actualiza automáticamente con la nueva fecha y hora.
6. Notificaciones al Cancelar un Turno
Cuando un administrador cancela un turno desde el panel:
- WhatsApp: Mensaje automático informando al paciente que su turno ha sido cancelado.
- Email: Correo de cancelación con los detalles del turno y un enlace para reservar uno nuevo.
- Google Calendar: El evento se elimina automáticamente del calendario del profesional.
Relación con la Lista de Espera
Cuando se cancela un turno, el sistema marca ese horario como disponible para la lista de espera. El proceso automático (cron) busca pacientes en espera que coincidan con ese servicio, profesional y ubicación, y les ofrece el turno liberado por WhatsApp. Más detalles en el artículo Lista de Espera.
7. Notificaciones vía Bot de WhatsApp
Cuando un paciente crea, confirma o cancela un turno a través del bot de WhatsApp, las notificaciones funcionan de la siguiente manera:
| Acción vía Bot | Al Paciente | Al Profesional | Google Calendar |
|---|---|---|---|
| Crear turno | ✅ WA Template + Email | ✅ Email aviso | ✅ Evento creado |
| Confirmar asistencia | ✅ Mensaje del bot | ✅ Email aviso | — |
| Cancelar turno | ✅ WA + Email | — | ✅ Evento eliminado |
| Aceptar oferta de espera | ✅ WA Template + Email | ✅ Email aviso | ✅ Evento creado |
8. Recordatorio Manual
Además de los recordatorios automáticos, el sistema permite enviar recordatorios manuales desde la vista de “Hoy” o desde el calendario semanal.
¿Cómo funciona?
- Hacé clic en el ícono de campana junto al turno que querés recordar.
- Se abre WhatsApp Web con un mensaje pre-redactado que incluye nombre del paciente, fecha, hora y ubicación del turno.
- Solo tenés que hacer clic en “Enviar” en WhatsApp.
9. Emails Transaccionales
El sistema envía emails transaccionales profesionales con el logo y los datos del establecimiento. Los tipos de email disponibles son:
| Tipo de Email | Destinatario | Contenido | CTAs |
|---|---|---|---|
| Confirmación | Paciente | Detalles completos del turno | Cancelar, Google Meet, WhatsApp |
| Cancelación | Paciente | Aviso de cancelación | Reservar nuevo turno, WhatsApp |
| Recordatorio | Paciente | Recordatorio 24h antes | Ver Mis Turnos, WhatsApp |
| Reprogramación | Paciente | Fecha anterior y nueva | Ver Mis Turnos |
| Nuevo turno (aviso) | Profesional | Datos del paciente y turno | Google Meet |
| Confirmación de asistencia | Profesional | Paciente confirmó vía WhatsApp | — |
10. Configuración y Ajustes
A continuación se detallan todos los parámetros configurables relacionados con notificaciones y recordatorios:
| Configuración | Ubicación | Descripción |
|---|---|---|
| Modo de confirmación | Configuración → Ubicaciones | “Manual” (los turnos se crean como pendientes) o “Automático” (se crean como confirmados). |
| Plantillas de WhatsApp | Configuración → Plantillas | Templates de Meta para recordatorios, confirmaciones, cancelaciones y ofertas de lista de espera. |
| Palabras de confirmación | Configuración → Bot & IA | Palabras que el paciente puede usar para confirmar asistencia vía WhatsApp (ej: “confirmo”, “sí voy”). |
| Palabras de cancelación | Configuración → Bot & IA | Palabras para cancelar turnos vía bot (ej: “cancelar”, “anular”). |
| Plantilla recordatorio manual | Configuración → Recordatorios manuales | Texto pre-armado para el recordatorio manual por WhatsApp Web. Se puede personalizar por profesional o por establecimiento. |
| Mensajes personalizados del bot | Configuración → Bot & IA → Mensajes | Override de mensajes del bot (bienvenida, confirmación, cancelación, etc.) por establecimiento. |
| Google Calendar | Configuración → Integraciones → Google Calendar | Vinculación para sincronizar eventos automáticamente al crear, modificar o cancelar turnos. |
| Opt-out de pacientes | Ficha del paciente | Si el paciente solicita no recibir mensajes, se marca como opt-out y no recibirá notificaciones por WhatsApp. |
11. Límites del Plan
La cantidad de mensajes de WhatsApp que se pueden enviar depende del plan contratado. Cada plan tiene un límite mensual de mensajes:
- Los recordatorios automáticos del sistema (24h y 2h) se marcan como “sistema” y no cuentan contra el límite de mensajes de tu plan.
- Las notificaciones de creación, confirmación y cancelación sí consumen del límite mensual.
- Podés ver tu consumo actual en Configuración → Mi Plan.
12. Ciclo de Vida de un Turno
A continuación, el flujo completo de notificaciones en el ciclo de vida de un turno típico:
- Creación: El turno se crea desde el panel o desde el bot. Se envía WhatsApp + email al paciente y email al profesional. Se crea evento en Google Calendar.
- Recordatorio 24h: Un día antes del turno, se envía recordatorio por WhatsApp (con opción de confirmar) y por email.
- Confirmación: El paciente responde “CONFIRMO” por WhatsApp. El turno cambia a estado confirmado. El profesional recibe email de aviso.
- Recordatorio 2h: Dos horas antes del turno, se envía un último recordatorio por WhatsApp.
- Atención: El profesional marca el turno como “Atendido” desde el panel.
13. Historial de Mensajes (Logs)
Todos los mensajes enviados por el sistema quedan registrados en un historial interno. Podés consultar el estado de cada envío desde Configuración → WhatsApp → Logs de mensajes.
Información registrada:
- Tipo de mensaje: reminder_24h, reminder_2h, appointment_confirmed, appointment_cancelled, etc.
- Estado: sent (enviado), failed (fallido).
- Destinatario: Número de teléfono del paciente.
- Fecha y hora: Cuándo se envió el mensaje.
- Error (si aplica): Detalle del error en caso de fallo.
14. Preguntas Frecuentes
¿Puedo desactivar los recordatorios automáticos?
Los recordatorios automáticos se envían a todos los turnos confirmados o pendientes. Si necesitás desactivarlos para un paciente específico, podés marcar al paciente como “opt-out” en su ficha, lo que desactiva todas las notificaciones por WhatsApp para ese paciente.
¿Qué pasa si el paciente no tiene WhatsApp?
El sistema enviará las notificaciones por email siempre que el paciente tenga una dirección de correo registrada. Si no tiene ni WhatsApp ni email, no recibirá notificaciones automáticas, pero podés usar el recordatorio manual para comunicarte por otro medio.
¿El paciente puede cancelar desde el email?
Sí, el email de confirmación incluye un enlace directo para cancelar el turno. Al hacer clic, el turno se cancela automáticamente y queda disponible para la lista de espera.
¿Los recordatorios consumen del límite de mensajes de mi plan?
No. Los recordatorios automáticos del sistema (24h y 2h) se marcan como mensajes del sistema y no cuentan contra el límite de mensajes de tu plan.
¿Puedo personalizar el texto de los recordatorios?
Los recordatorios automáticos por WhatsApp usan plantillas de Meta que se pueden configurar en Configuración → Plantillas. El recordatorio manual tiene su propia plantilla configurable en Configuración → Recordatorios manuales.
¿Se notifica al profesional cuando un paciente confirma asistencia?
Sí, cuando un paciente confirma su asistencia respondiendo “CONFIRMO” por WhatsApp, el profesional recibe un email con la notificación de que el paciente confirmó.
¿Se ofrecen turnos cancelados a pacientes en lista de espera?
Sí. Cuando se cancela un turno, un proceso automático busca pacientes en la lista de espera que coincidan con el servicio, profesional y ubicación, y les envía una oferta por WhatsApp. El paciente tiene 24 horas para aceptar respondiendo “SI”. Si no responde, la oferta pasa al siguiente en la cola. Más detalles en el artículo Lista de Espera.