Un programa de tratamiento es un paquete de consultas con vigencia: por ejemplo, 3 consultas de 40 minutos y 1 de 15, válidas por 4 meses. El paciente que lo contrató puede reservar únicamente lo que su programa incluye, y sólo hasta agotar las sesiones.
Sirve cuando no todos tus pacientes pueden sacar todos los turnos. Sin programas, cualquiera que entre a tu link de reservas ve la agenda completa; con programas, cada paciente ve y reserva lo que le corresponde.
1. Cómo funciona, en una pantalla
El circuito completo
Creás el programa
qué consultas y cuántas
Marcás las consultas
“sólo con programa”
Se lo asignás al paciente
desde su ficha
El paciente reserva
sólo lo que le queda
Los dos primeros pasos son independientes y los dos hacen falta. Crear el programa sin marcar las consultas lleva la cuenta de las sesiones pero no restringe nada: cualquier paciente sigue pudiendo reservarlas. Marcar las consultas sin crear el programa deja a todos afuera. El panel te avisa si te falta uno.
2. Crear el programa
Está en Servicios y profesionalesProgramas de tratamiento, debajo de Promociones.
- 1
Tocá «Nuevo» y ponele nombre
El que va a ver tu secretaría al asignarlo. Por ejemplo, «Programa de seguimiento». - 2
Cargá la vigencia en días
120 días son unos 4 meses. Se cuenta desde el día en que se lo asignás al paciente. - 3
Armá qué incluye
Una fila por tipo de consulta, con la cantidad. Tres consultas de 40 minutos son una fila con cantidad 3, no tres filas: si cargás el mismo servicio dos veces, el sistema te lo rechaza porque le sumaría doble al saldo. - 4
El precio es opcional
Sólo hace falta si vas a dejar que el paciente lo compre solo (punto 7).
3. Marcar qué consultas quedan restringidas
En Servicios y profesionalesServicios, abrí cada consulta que forme parte del programa y activá «Sólo con programa de tratamiento».
Una consulta marcada la secretaría la sigue cargando a mano desde el calendario, sin restricción. La marca sólo aplica a lo que el paciente hace solo: WhatsApp, el link de reservas y el portal.
4. Asignárselo a un paciente
Desde Pacientes⋯Programas. Elegís el programa y listo: la vigencia arranca en ese momento.
En esa misma pantalla ves cuántas sesiones le quedan de cada consulta, cuándo se le vence y podés extender la vigencia los días que quieras o darle de baja el programa.
5. Qué consume una sesión y qué no
Esta es la parte que conviene tener clara, porque es la que te van a preguntar los pacientes. El saldo no se descuenta a mano: sale de los turnos, y se corrige solo.
| Qué pasó con el turno | ¿Gasta sesión? |
|---|---|
| El paciente vino | Sí |
| Está reservado, todavía no pasó | Sí — reserva el lugar |
| Reservado y esperando el pago de la seña | Sí — ocupa la agenda igual |
| No vino y no avisó | Sí |
| Canceló con la anticipación que pedís | No — se le devuelve |
| Canceló sobre la hora | Sí |
| Lo reprogramó a tiempo | No — el turno se mueve, el saldo no |
“A tiempo” significa las horas de anticipación que tengas configuradas en ConfiguraciónReservas. Si un profesional tuyo tiene su propia política, vale la de él.
6. Qué ve el paciente
Por WhatsApp, el bot ya sabe quién le está escribiendo, así que le ofrece sólo lo que puede reservar. Si se le acabaron las sesiones de una consulta, esa consulta desaparece de la lista. Y si la pide por su nombre, el bot le dice que forma parte de un programa y —si lo tenés a la venta— le pasa el link para comprarlo.
Por el link de reservas es distinto, porque ahí el visitante es anónimo hasta que escribe su mail. Las consultas del programa se muestran igual, pero con la etiqueta «Programa de tratamiento», y al elegirlas aparece un aviso que explica que hacen falta sesiones disponibles. El que ya tiene el programa sigue de largo y reserva normal; el que no lo tiene se entera ahí y no cinco pasos después.
7. Que el paciente lo compre por su cuenta
Si cargaste precio y activás «El paciente lo puede comprar solo», el programa aparece en tu link de reservas, debajo del catálogo de consultas. Ahí el paciente ve qué incluye, cuánto sale y cuánto dura, y lo compra sin escribirle a nadie.
Antes de mandarlo a pagar le mostramos las reglas: cuánto dura, que la sesión se descuenta al confirmar el turno, qué pasa si cancela a tiempo y qué pasa si no avisa. Que las lea antes de pagar evita la discusión de después.
Paga el link
Mercado Pago
Se acredita
puede tardar unos minutos
Queda habilitado
la vigencia arranca ahí
Mientras el pago no se acredita, el programa figura como «Esperando el pago» en la ficha del paciente y no le habilita ningún turno. La vigencia se cuenta desde que pagó, no desde que abrió el link: si abandona el checkout y vuelve una semana después, no pierde esa semana.
Cuando vuelve de Mercado Pago cae de nuevo en tu link de reservas con el resultado a la vista. Si el pago quedó en proceso —hay medios que tardan— se lo decimos así, sin prometerle que ya puede reservar.
Se puede pagar en cuotas. Las que ofrezca Mercado Pago según la tarjeta del paciente y tu cuenta; si querés cuotas sin interés, eso se configura del lado tuyo en Mercado Pago, no acá.
Si le devolvés la plata, el programa se da de baja solo.
8. El saldo le llega solo, no lo tiene que preguntar
Casi todos los sistemas guardan el saldo y esperan que el paciente lo vaya a buscar. Acá se lo llevamos, en los dos momentos en que le importa.
- 1
Cuando reserva
Si el turno descuenta una sesión, se lo decimos ahí mismo: «Te quedan 3 de 10 sesiones de Kinesiología». Por WhatsApp lo manda el bot y en el link de reservas aparece en la pantalla de confirmación. - 2
Cuando está por vencer
Si le quedan sesiones sin usar y el programa se le vence, le llega un aviso por WhatsApp con los días de anticipación que elijas. Se activa en ConfiguraciónReservas como «Programa por vencer».
El aviso se manda una sola vez por programa, no todos los días de la ventana. Y no le llega al que ya usó todas sus sesiones: decirle que «está por vencer» a quien no tiene nada pendiente es ruido.
9. Cuánto trabajo tenés ya cobrado
Un programa de 10 sesiones cobrado por adelantado no es facturación del mes: son diez sesiones que todavía tenés que dar. Un mes con muchas ventas de programas se lee como un mes excelente cuando en realidad es un trimestre de trabajo cobrado antes de hacerlo.
Por eso arriba de la lista de programas te mostramos las dos cifras separadas: cuántas sesiones tenés pendientes de dar, y cuánta plata de la que ya entró les corresponde.
10. Limitar cuántas veces puede reprogramar
Se puede fijar un tope de reprogramaciones por turno — por ejemplo, una sola vez. Cuenta sólo lo que hace el paciente por su cuenta: si ustedes le mueven el turno desde el calendario, no le gasta el cambio.
11. El recordatorio de 72 horas
La plataforma manda dos recordatorios: a 24 horas y a 2 horas. Si pedís 72 horas de anticipación para cancelar, esos dos llegan tarde: cuando el paciente los recibe, ya no puede mover el turno sin perderlo. Por eso hay un tercero, tres días antes.
Se activa en ConfiguraciónReservas, en «Recordatorio de 72 horas».
Una vez aprobada, la vas a ver en ConfiguraciónIntegracionesPlantillas como «Recordatorio 72 horas», junto a las de 24 y 2 horas, y desde ahí podés elegir qué plantilla usa. El aviso de «Programa por vencer» del punto 8 se asigna en esa misma pantalla.
Preguntas frecuentes
Le vendí un programa pero necesito darle un turno que no incluye
Cargáselo desde el calendario. La restricción es sólo para lo que el paciente reserva solo; ustedes no tienen límite.
Se le venció con sesiones sin usar
Entrá a su ficha, Pacientes⋯Programas, y extendé la vigencia los días que decidas. El saldo sigue ahí: no se pierde por vencer, deja de poder usarse.
Cambié qué incluye un programa. ¿Qué pasa con los que ya lo tienen?
Los turnos ya reservados no se tocan, pero el saldo se recalcula: si le sacaste una consulta al programa, a los pacientes vigentes les cambia lo que les queda. Conviene crear un programa nuevo en vez de editar uno que ya vendiste.
¿Puedo borrar un programa?
Sólo si no se lo asignaste a nadie. Si ya tiene pacientes, desactivalo: deja de aparecer para asignar y los que lo tienen lo conservan con su saldo y su vigencia.
¿El paciente puede tener dos programas a la vez?
Sí. Cuando reserva algo que está en los dos, se le descuenta del que vence primero, para que no pierda sesiones teniendo saldo en el otro.
¿Puedo vender el programa sin publicarlo en el link de reservas?
Sí. Dejá apagado «El paciente lo puede comprar solo»: el programa existe, se lo asignás a mano desde la ficha y cobrás por afuera como cobres siempre — efectivo, transferencia, lo que sea. La venta online es opcional.
El paciente pagó pero no le aparece habilitado
Fijate en su ficha si el programa figura como «Esperando el pago». Mercado Pago nos avisa cuando se acredita, y algunos medios de pago tardan. Si ya pasó un rato largo y seguís viéndolo pendiente, escribinos con el nombre del paciente y lo miramos.
Una consulta del programa lleva seña. ¿Se puede?
Sí, funcionan juntas. Tené en cuenta que el turno reserva el lugar y descuenta la sesión desde que se agenda, aunque la seña todavía no esté paga.